Politique de confidentialité de LuxOasisOS

Acceptation de la présente politique de confidentialité

La présente politique de confidentialité explique comment 13707245 Canada Inc. (« LuxOasisOS », « nous » ou « notre ») recueille, utilise, communique, stocke et conserve les renseignements personnels en lien avec la Plateforme. La présente politique de confidentialité fait partie intégrante des conditions d'utilisation de LuxOasisOS (les « Conditions ») et y est incorporée par renvoi. En créant un compte ou en utilisant autrement la Plateforme, vous acceptez la présente politique de confidentialité et les Conditions. Si vous n'acceptez pas la présente politique de confidentialité, n'utilisez pas la Plateforme.

• Les termes en majuscule utilisés mais non définis dans la présente politique de confidentialité ont le sens qui leur est donné dans les Conditions. En cas de conflit ou d'incompatibilité entre la présente politique de confidentialité et les Conditions, les Conditions prévalent, sauf que la présente politique de confidentialité régit la collecte, l'utilisation, la communication, le stockage et la conservation des renseignements personnels.
• Joignez notre responsable de la protection des renseignements personnels à support@luxoasisos.com.

Ce résumé ne remplace pas la politique. Lisez la suite.

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1. Qui est visé par la présente politique

LuxOasisOS exploite une plateforme logicielle que les locateurs et les locataires utilisent pour gérer leur relation locative. La présente politique explique comment nous traitons les renseignements personnels concernant :

• les locateurs titulaires d'un compte,
• les candidats qui présentent une demande de location par la Plateforme,
• les locataires qui utilisent le portail du locataire, et
• les visiteurs de notre site Web.

« Renseignement personnel » s'entend d'un renseignement concernant une personne physique identifiable, au sens du droit canadien de la protection des renseignements personnels, et ne comprend pas les données dépersonnalisées ou agrégées de cette nature.

Répartition des responsabilités. LuxOasisOS et chaque locateur sont des organisations distinctes au sens de la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels, et chacune répond des renseignements personnels sous son propre contrôle.

Nous répondons des renseignements personnels sous notre contrôle, ce qui comprend les renseignements personnels recueillis par la Plateforme, détenus dans nos systèmes, ou reçus dans le cadre de nos communications avec les locateurs, les candidats et les locataires. Il nous incombe de protéger ces renseignements personnels pendant qu'ils sont sous notre contrôle, de limiter notre collecte, notre utilisation et notre communication de ceux-ci aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité, et d'exiger des fournisseurs de services que nous engageons qu'ils les protègent selon une norme comparable.

Un locateur répond des renseignements personnels sous son propre contrôle, y compris les renseignements qu'il recueille ou détient en dehors de la Plateforme, toute vérification de crédit, d'antécédents ou de références qu'il organise lui-même, et son traitement d'une demande une fois que nous la lui avons transmise. Un locateur peut avoir sa propre politique et ses propres pratiques de confidentialité, qui régissent ce traitement; la présente politique de confidentialité ne le régit pas. Nous ne contrôlons pas les pratiques de confidentialité d'un locateur et n'en sommes pas responsables. Adressez toute question sur la façon dont un locateur traite vos renseignements personnels, ou toute demande d'accès ou de correction visant des renseignements qu'un locateur détient, à ce locateur.

Droit applicable en matière de protection des renseignements personnels. Nous traitons les renseignements personnels conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et, lorsqu'elle s'applique à nos activités, à la législation provinciale substantiellement similaire, notamment la Personal Information Protection Act (Alberta) et la Personal Information Protection Act (Colombie-Britannique). Lorsqu'une loi provinciale régit notre traitement des renseignements personnels dans une province ou un territoire, nous nous y conformons en sus de la LPRPDE ou à sa place, selon ce que cette loi exige. Rien dans la présente politique de confidentialité ne limite un droit que vous confère la législation applicable en matière de protection des renseignements personnels.

2. Ce que nous recueillons

Auprès des locateurs

• Identité et coordonnées. Nom, courriel, téléphone, adresse postale et renseignements d'immatriculation d'entreprise. Lorsque nous vérifions votre identité, nous utilisons Stripe Identity pour le faire — votre pièce d'identité gouvernementale est transmise à Stripe et n'est pas conservée par nous ni sur la Plateforme.
• Personnel et représentants autorisés. Lorsque le titulaire du compte est une société, une société de personnes ou une entreprise de gestion immobilière, le nom, le courriel professionnel, le numéro de téléphone, le titre ou le rôle, et les droits d'accès de chaque personne autorisée à utiliser la Plateforme au nom du titulaire du compte, ainsi qu'un registre indiquant laquelle de ces personnes a posé un geste donné dans le compte. Si vous nous fournissez les renseignements personnels d'une personne, vous confirmez être autorisé à le faire et avoir informé cette personne de la présente politique de confidentialité.
• Immeubles. Adresses, détails des logements, photos, contenu des annonces et preuve de propriété ou d'autorisation.
• Contenu médiatique du Studio d'annonces. Lorsque vous réservez une visite de photographie, de vidéo ou de mise en scène virtuelle sur place (Edmonton et les environs seulement), les photos et vidéos brutes et finales issues de cette visite, ainsi que les renseignements de planification et d'accès que vous nous fournissez pour l'organiser. Une visite peut saisir accessoirement des personnes présentes, leurs effets personnels ou des détails identificatoires visibles dans le logement — avisez tout occupant avant notre visite.
• Facturation. Votre forfait, vos factures et votre historique de paiement. Les numéros de carte sont transmis à Stripe et ne nous parviennent jamais.
• Activité. Ce que vous et vos représentants autorisés faites sur la Plateforme et sur notre site Web, notamment les annonces publiées, les demandes reçues, les messages envoyés, les recherches effectuées, les pages et annonces consultées, les fonctionnalités utilisées, et les registres de connexion et de déconnexion.
• Soutien et communications. Les registres de vos échanges avec notre équipe de soutien, notamment les courriels, le clavardage et les appels téléphoniques, le contenu de ces communications, et toute pièce jointe ou capture d'écran que vous nous envoyez. Lorsque nous enregistrons ou transcrivons un appel de soutien, nous vous en avisons avant le début de l'enregistrement.
• Renseignements sur l'appareil et données techniques. Adresse IP, type d'appareil et de navigateur, système d'exploitation, paramètres linguistiques, et identifiants de témoins et de session recueillis lorsque vous ou vos représentants autorisés utilisez la Plateforme ou notre site Web. Voir l'article 9.

Auprès des candidats et des locataires

• Identité et coordonnées. Nom, courriel, téléphone, date de naissance, adresses actuelle et antérieures. Lorsque vous vérifiez votre identité pour votre profil du portail du locataire, nous utilisons Stripe Identity pour le faire — votre pièce d'identité gouvernementale est transmise à Stripe et n'est pas conservée par nous ni sur la Plateforme.
• Contenu de la demande. Emploi, revenu, le nom et les coordonnées des références, occupants, animaux et tout autre renseignement demandé au formulaire.
• Pièces d'identité. Pièce d'identité gouvernementale, lorsqu'un locateur l'exige séparément dans le cadre de votre demande.
• Activité locative. Rappels de loyer, demandes de réparation, photos téléversées et messages échangés avec votre locateur.

Automatiquement, auprès de tous

Adresse IP, type d'appareil et de navigateur, système d'exploitation, pages consultées, temps passé, site référent et identifiants de témoins. Voir l'article 9.

Renseignements de référencement

Si un Utilisateur ou une autre personne participe à notre programme de référencement, nous recueillons les renseignements nécessaires à son administration, y compris le nom du référent, le nom de son entreprise ou de sa pratique, son adresse de correspondance, et tout numéro d'inscription à la TPS/TVH ou déclaration de résidence fiscale, demande de dispense de retenue, ou formulaire similaire que nous exigeons afin de verser une commission et de respecter nos obligations de retenue et de déclaration fiscales. Lorsqu'un référent soumet un avis de référencement, nous recevons le nom et les principales coordonnées de l'Utilisateur potentiel identifié dans cet avis. Nous conservons également les registres d'attribution de référencement, de commission et de revenu net nécessaires pour calculer et justifier les sommes payables à un référent.

Ce que nous ne recueillons pas

Nous ne demandons aucun renseignement sur la race, l'origine ethnique, la religion, l'orientation sexuelle, la situation familiale, le handicap ou la citoyenneté. N'en saisissez pas dans les champs libres.

3. Pourquoi nous les recueillons

Nous utilisons les renseignements personnels aux fins suivantes :

• créer et administrer les comptes, et vérifier l'identité, y compris afficher une mention « Vérifié » sur le profil d'un locateur ou d'un locataire à l'intention des autres utilisateurs de la Plateforme une fois la vérification terminée,
• publier les annonces et les diffuser sur des sites de location,
• planifier les visites,
• planifier et livrer la photographie, la vidéo et la mise en scène virtuelle du Studio d'annonces lorsque vous réservez ce service,
• recevoir les demandes de location et les transmettre au locateur auprès duquel le candidat a postulé,
• envoyer les rappels de loyer et consigner les demandes de réparation,
• vous facturer et percevoir les frais d'abonnement,
• offrir le service à la clientèle,
• détecter et prévenir la fraude, les abus et les accès non autorisés,
• améliorer la Plateforme et comprendre son utilisation,
• produire des statistiques agrégées n'identifiant personne, et
• respecter nos obligations légales et réglementaires.

Nous les utilisons à des fins de marketing uniquement avec votre consentement. Voir l'article 8.

Nous ne vendons aucun renseignement personnel. Nous n'en louons ni n'en échangeons aucun.

Recueillis pour les locateurs, non pour nos propres décisions. Nous recueillons les renseignements des candidats et des locataires au bénéfice du locateur auprès duquel le candidat postule — afin de les centraliser en un seul endroit et de faciliter la relation locateur-locataire. Nous ne sommes pas partie à la relation entre un locateur et un locataire, et nous ne prenons part à aucune décision locative. La Plateforme n'effectue aucun traitement automatisé pour décider de quoi que ce soit vous concernant : les demandes ne sont ni notées, ni classées, ni filtrées par nos systèmes, et aucun algorithme n'approuve, ne refuse ni ne recommande qui que ce soit. Chaque locateur applique ses propres critères et prend lui-même toutes les décisions locatives. Si vous n'êtes pas d'accord avec une décision concernant votre demande ou votre location, ou si vous souhaitez en connaître les motifs, adressez-vous au locateur. Nous ne sommes pas en mesure d'expliquer, de réviser ou d'infirmer une décision prise par un locateur.

4. Consentement

Nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels avec votre consentement, sauf si la loi le permet ou l'exige autrement.

Comment vous le donnez. En créant un compte, en présentant une demande ou en cochant une case de consentement. Pour les demandes de location, le consentement est exprès et spécifique : vous savez quel locateur recevra votre demande avant de la soumettre.

Comment le retirer. Vous pouvez retirer votre consentement en tout temps en écrivant à support@luxoasisos.com. Nous vous expliquerons les conséquences concrètes du retrait. Certains retraits mettent fin à un service, puisqu'une demande de location ne peut être traitée sans ses données. Le retrait produit ses effets pour l'avenir et n'annule pas une communication déjà effectuée.

Lorsque le consentement n'est pas requis. Le droit canadien permet la collecte, l'utilisation ou la communication sans consentement dans des cas limités, notamment lorsqu'une loi ou une ordonnance l'exige, lorsque cela est nécessaire pour enquêter sur la violation d'une entente ou d'une loi, et en cas d'urgence menaçant la vie, la santé ou la sécurité d'une personne. Nous ne communiquons alors que ce que la situation exige.

5. Résumés des demandes

Nous ne procédons à aucune vérification de crédit ou d'antécédents, et ne recueillons aucune donnée auprès d'un bureau de crédit, d'une agence d'évaluation du crédit ou d'un registre judiciaire. Les candidats soumettent leurs renseignements directement sur la Plateforme, et cette soumission constitue l'intégralité de ce qu'un locateur reçoit de nous.

Destinataires. Le locateur ayant reçu la demande, et personne d'autre. Nous ne communiquons pas une demande à un second locateur, ne l'ajoutons à aucune base de données consultable par d'autres locateurs et ne la vendons pas.

Toute vérification additionnelle relève du locateur. Si un locateur souhaite un rapport de crédit, une vérification d'antécédents ou une vérification de références, il l'organise lui-même, en dehors de la Plateforme, auprès d'une agence ou d'un service de son choix. Il lui incombe, et non à nous, d'obtenir le consentement du candidat et de respecter la législation sur les agences d'évaluation du crédit et la protection des renseignements personnels applicable à cette vérification.

Si votre locateur organise sa propre vérification. Vos droits d'accès et de correction à l'égard de ces données s'exercent auprès de l'agence ou du service utilisé par votre locateur, et non auprès de nous. Nous n'y avons pas accès et ne pouvons pas en modifier les dossiers.

Ce qui se passe après la transmission. Une fois une demande transmise à un locateur, ce locateur en devient responsable au sens du droit de la protection des renseignements personnels. Sa conservation, sa sécurité, son utilisation. Nous exigeons des locateurs qu'ils n'utilisent les renseignements d'une demande que pour la demande en cause, et nous pouvons fermer les comptes qui contreviennent à cette règle. Nous supprimons les documents de demande de la Plateforme conformément à l'article 11 ci-dessous. Lorsqu'un locateur inscrit un candidat comme locataire, les renseignements de la demande de ce candidat peuvent plutôt être transférés dans un compte de locataire sur la Plateforme et conservés pour la durée du bail, après quoi les périodes de conservation de l'article 11 s'appliquent.

6. Avec qui nous les partageons

Nous ne vendons aucun renseignement personnel. Nous communiquons des renseignements personnels :

Fournisseurs de services. Des entreprises qui exploitent des parties de la Plateforme pour nous, liées par contrat à nos seules instructions. Actuellement : Stripe pour les paiements et la vérification d'identité (Stripe Identity), Auth0 pour la connexion et la gestion des comptes, DigitalOcean pour l'infrastructure, Mailchimp pour les inscriptions à notre infolettre et à nos listes de diffusion, Web3Forms pour la transmission de nos formulaires de contact et de candidature et, lorsque vous réservez le Studio d'annonces, les outils de retouche photo et de mise en scène virtuelle utilisés par notre équipe. Une liste à jour de nos sous-traitants, y compris leur fonction et le pays où ils traitent les renseignements personnels, est disponible sur notre page Sous-traitants.

Locateurs. La demande d'un candidat est transmise au locateur auprès duquel il a postulé.

Fournisseurs de place de marché. Uniquement lorsque vous nous demandez de vous mettre en relation, et nous vous indiquons ce que nous transmettons avant de le faire.

Autorités légales et sécurité. Lorsqu'une loi, une assignation ou une ordonnance l'exige, ou lorsque nous estimons la communication nécessaire pour prévenir un préjudice grave.

Transfert d'entreprise. En cas d'acquisition ou de fusion, les renseignements personnels suivent l'entreprise. L'acquéreur demeure lié par la présente politique ou donne un avis avant de la modifier.

Nous ne partageons rien d'autre. Aucun réseau publicitaire, aucun courtier en données, aucune vente de listes.

7. Où vos renseignements sont conservés

Où nous les stockons. Nous conservons les renseignements personnels sur des serveurs situés au Canada.

Notre personnel hors Canada. Une partie de notre personnel, notamment des développeurs de logiciels qui soutiennent la Plateforme, se trouve hors du Canada, y compris au Vietnam. Ce personnel n'a pas accès aux renseignements personnels réels; il travaille uniquement dans des environnements de développement et d'essai à l'aide de données synthétiques et non identificatoires. Si notre modèle d'accès change de sorte que du personnel situé hors du Canada aurait accès à des renseignements personnels réels, nous mettrons à jour la présente politique avant que cet accès ne débute et, lorsque la loi l'exige, obtiendrons votre consentement.

Fournisseurs de services étrangers. Lorsque nous faisons appel à un fournisseur de services ou à un entrepreneur situé hors du Canada, nous le faisons dans le cadre d'une entente écrite de traitement des données qui le limite à traiter les renseignements personnels selon nos instructions et aux fins décrites dans la présente politique de confidentialité, qui exige des mesures de protection comparables à celles décrites à l'article 10, qui l'oblige à nous aviser sans délai de toute atteinte, qui restreint la communication ultérieure à ses propres sous-traitants, et qui l'oblige à retourner ou à supprimer les renseignements à la fin du mandat. Les renseignements détenus hors du Canada sont assujettis aux lois de ce ressort, et ses tribunaux, organismes d'application de la loi et organismes de réglementation peuvent y avoir accès selon leurs propres procédures.

Ce qui s'applique à vous dépend de l'endroit où vous êtes. La Plateforme est offerte partout au Canada, et les règles régissant les renseignements personnels qui quittent votre province ou le pays diffèrent d'une province à l'autre. Notre responsable de la protection des renseignements personnels peut répondre aux questions sur la collecte, l'utilisation, la communication et le stockage des renseignements personnels par des fournisseurs de services situés hors du Canada, et peut fournir des renseignements écrits sur nos politiques et pratiques connexes, à support@luxoasisos.com ou à l'adresse indiquée à l'article 16. Nous donnons le présent avis conformément à l'article 13.1 de la Personal Information Protection Act (Alberta), et nous respectons les exigences correspondantes de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques et de toute autre loi provinciale qui vous est applicable.

8. Messages de marketing

Nous envoyons des courriels de marketing uniquement avec votre consentement, comme l'exige la Loi canadienne anti-pourriel. Désabonnez-vous par le lien figurant dans tout message ou dans vos paramètres de notification.

Les messages de service se poursuivent après un désabonnement du marketing. Les rappels de loyer, les mises à jour de réparation, les alertes de sécurité et les avis de facturation font partie du service demandé.

Invitations de recommandation. Si une personne vous recommande LuxOasisOS, le message la nomme et explique comment elle vous connaît. Nous ne vous envoyons rien de plus, sauf si vous vous inscrivez ou consentez.

9. Témoins et analytique

Nous utilisons des témoins et technologies similaires à trois fins :

• Strictement nécessaires. Vous connecter, maintenir votre session et sécuriser la Plateforme. Ils ne peuvent être désactivés.
• Fonctionnels. Mémoriser vos préférences, par exemple la langue.
• Analytique. Comprendre l'utilisation de la Plateforme afin de l'améliorer. Nous utilisons Google Analytics.

Gérez les témoins non essentiels par notre bandeau ou les paramètres de votre navigateur. La désactivation des témoins strictement nécessaires empêche le fonctionnement de certaines parties de la Plateforme.

Nous respectons les signaux Global Privacy Control lorsque votre navigateur en émet.

10. Comment nous protégeons vos renseignements

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles adaptées à la sensibilité des renseignements, notamment la journalisation, la surveillance et un plan d'intervention en cas d'incident.

Aucun système n'est parfaitement sûr. Nous ne pouvons garantir une sécurité absolue et vous avez un rôle à jouer : utilisez un mot de passe fort et unique, gardez vos identifiants confidentiels et avisez-nous immédiatement de tout accès non autorisé soupçonné.

En cas d'atteinte. Nous la déclarerons au Commissariat à la protection de la vie privée du Canada et à tout autre organisme compétent, et nous aviserons les personnes touchées, dans les délais prévus par la loi applicable. Nous tenons un registre des atteintes comme la loi l'exige.

11. Durée de conservation

Renseignements	Durée
Dossiers de compte	2 ans après la fermeture
Annonces	Pendant que le compte est ouvert
Photos et vidéos brutes du Studio d'annonces	Pendant que le compte est ouvert, afin que vous puissiez commander de nouvelles retouches ou une mise en scène virtuelle sans nouvelle visite
Une demande acceptée qui devient une location est transférée dans le dossier de location	Durée du bail, puis 2 ans
Une demande incomplète abandonnée en cours de route	30 jours
Un candidat qui nous demande de supprimer ses données	3 jours ouvrables. Certains renseignements peuvent devoir être conservés — par exemple, si ses renseignements se rapportent à une réclamation active connue, opposant le candidat à LuxOasisOS ou le candidat au locateur
Données d'identité sensibles, telles qu'une pièce d'identité gouvernementale, un NAS ou des renseignements bancaires	30 jours
Contenu de la demande, y compris le revenu, l'emploi, les références et les adresses	60 jours
Le registre de décision, y compris le nom du candidat, l'adresse du logement, la date de la demande et le résultat	24 mois après la décision
Registres de loyer et de réparation	Durée du bail, puis 2 ans
Registres de facturation et fiscaux	6 ans, comme l'exige la législation fiscale
Conversations de soutien	2 ans après la fermeture
Données analytiques	26 mois, sous forme agrégée

Nous supprimons ou anonymisons les renseignements personnels lorsqu'ils ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, sauf si une loi exige une conservation plus longue.

12. Utilisation de l'intelligence artificielle

La Plateforme utilise des modèles d'intelligence artificielle, y compris des modèles exploités par des fournisseurs tiers d'infrastructure d'intelligence artificielle sous contrat avec nous. Les renseignements de compte ne sont pas utilisés pour entraîner ou perfectionner un modèle d'intelligence artificielle sous-jacent. Le contenu est traité par le modèle d'intelligence artificielle concerné uniquement pour générer le contenu de l'annonce, et est traité conformément à notre entente de traitement des données et aux engagements de confidentialité de nos fournisseurs d'infrastructure d'intelligence artificielle, qui s'engagent à ne pas utiliser ce contenu pour entraîner des modèles au bénéfice d'autres clients.

13. Vos droits

Vous pouvez :

• Consulter ce que nous détenons. Demander l'accès à vos renseignements personnels et à l'information sur leur utilisation et leur communication.
• Les faire corriger. Demander la rectification de tout renseignement inexact ou incomplet.
• Retirer votre consentement. Voir l'article 4.
• Les emporter. Demander une copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé.
• Demander la cessation. Demander la suppression ou la désindexation lorsque la loi le prévoit.
• Porter plainte. Voir l'article 16.

Comment faire. Écrivez à support@luxoasisos.com. Nous répondrons dans les 30 jours. Nous pouvons exiger une pièce d'identité avant d'agir, afin que personne n'obtienne vos renseignements en se faisant passer pour vous.

En cas de refus. Nous pouvons refuser une demande lorsque la loi le permet, notamment si y donner suite révélerait les renseignements personnels d'un tiers ou violerait le secret professionnel. Nous vous en expliquerons les motifs et vous indiquerons comment contester.

L'accès est gratuit, sauf pour les demandes répétitives ou excessives, auquel cas nous vous indiquerons les frais avant de procéder.

13. Mineurs

La Plateforme s'adresse aux adultes. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels auprès de personnes de moins de 18 ans. Si nous apprenons l'avoir fait, nous les supprimons. Avisez-nous si vous croyez qu'un mineur nous a transmis des renseignements.

14. Modification de la présente politique

Nous mettrons la présente politique à jour au fil de l'évolution de la Plateforme. Toute modification importante fera l'objet d'un préavis de 30 jours par courriel et d'une publication. Poursuivre l'utilisation de la Plateforme après la date d'entrée en vigueur vaut acceptation.

15. Coordonnées et plaintes

13707245 Canada Inc. o/a LuxOasisOS support@luxoasisos.com

Adressez-nous d'abord votre préoccupation. Nous ferons enquête et vous répondrons par écrit.

Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès d'un organisme de réglementation :

• Commissariat à la protection de la vie privée du Canada, priv.gc.ca
• Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de l'Alberta, oipc.ab.ca
• Commissaire à l'information et à la protection de la vie privée de la Colombie-Britannique, oipc.bc.ca

Langue. Nous publions la présente politique en français et en anglais, par souci de commodité. En cas de divergence entre les deux versions, la version anglaise prévaut.